Informationen und FAQs zum Hinweisgebersystem

Willkommen beim Vitakraft Hinweisgebersystem. Über dieses System können Sie problematische Sachverhalte melden.

Dass Sie Probleme oder Missstände ansprechen, ist ausdrücklich erwünscht; denn nur so können wir künftig Fehler vermeiden und besser werden. Durch Ihren Hinweis leisten Sie Ihren Beitrag zur Compliance-Kultur bei Vitakraft. Dafür danken wir Ihnen.

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Grundsätzlich können alle Verstöße gegen den Vitakraft Code of Conduct und gegen andere interne Richtlinien sowie alle sonstigen Verstöße gegen Gesetze und Verordnungen, die mit einer Strafe oder Geldbuße bedroht sind (Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten) gemeldet werden. Zum Beispiel können die folgenden Verstöße gemeldet werden:

• Bestechung (auch die versuchte Bestechung) beziehungsweise Korruption,
• Unzulässige Absprachen mit Konkurrenten oder sonstige Verstöße gegen das Kartellrecht,
• Diebstahl, Unterschlagung von Material,
• Verunreinigung von Gewässern oder die illegale Entsorgung von Abfällen,
• Diskriminierungen, sexuelle Belästigungen,
• Verstöße gegen das Tierschutzrecht.

Darüber hinaus können auch Beschwerden zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken
oder Pflichtverletzungen durch Vitakraft oder unsere Lieferanten gemeldet werden. Hierzu zählen zum Beispiel Kinderarbeit, mangelnder Arbeitsschutz, Hygieneverstöße, fehlender Brandschutz, Belästigung, Umweltverstöße.

Welche Verstöße sind nicht über das Hinweisgebersystem zu melden?

Hinweise, die nicht im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit bei Vitakraft oder bei unseren Lieferanten stehen, sind nicht über das Hinweisgeberschutzsystem zu melden. Solche Hinweise werden nicht bearbeitet.

Auch Beschwerden, die die Qualität unserer Produkte betreffen, oder Reklamationen sollen nicht über unser Hinweisgebersystem gemeldet werden. Für solche Anliegen wenden Sie sich bitte an unseren Verbraucher-Service.

Muss ich bei einer Meldung Konsequenzen befürchten?

Hinweisgeber werden im besonderen Maße geschützt. Wir werden Hinweise nicht als Vertrauensbruch werten und werden keine Form von nachteiligem Verhalten gegen jemanden tolerieren, der in gutem Glauben auf einen möglichen Verstoß hingewiesen hat. In gutem Glauben bedeutet, aufrichtig der Meinung zu sein, dass es sich um einen Verstoß gegen betriebliche Werte, interne Regelungen oder Gesetze handelt.

Worauf muss ich bei der Meldung achten?

Bitte beschreiben Sie den Vorfall so detailliert wie möglich. Wir benötigen insbesondere Informationen zu den folgenden Fragen:

• Was haben Sie wahrgenommen / beobachtet?
• Welche Personen sind in den Vorfall involviert?
• Wann geschah der Vorfall?
• Wo haben Sie den Vorfall beobachtet bzw. mitbekommen?
• Wann haben Sie von dem den Vorfall gehört?

Bitte beachten Sie, dass wir Meldungen ohne hinreichend konkrete Anhaltspunkte nicht weiterbearbeiten können.

Wie kann ich die Meldung abgeben?

Sie haben die Möglichkeit, die Meldung über die folgenden Kanäle abzusetzen:

• Per E-Mail: direct@vitakraft-compliance.eu
• Per Post:

Persönlich / vertraulich
Rechtsabteilung (Compliance)
℅ Vitakraft pet care GmbH & Co. KG
In den Ellern 27
28832 Achim

Jeder Hinweis, der uns erreicht, wird in gleicher Weise bewertet und aufgearbeitet. Seine Prüfung erfolgt entsprechend den vordefinierten Prozessen und Anforderungen

Wer kann Meldungen abgeben?

Meldungen können durch Mitarbeiter, aber auch durch außenstehende Dritte abgegeben werden.

Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?

Alle Meldungen werden durch die qualifizierten und erfahrenen Mitarbeiter unserer Rechtsabteilung geprüft. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet. Die vom Vorwurf betroffene Person erhält – so früh wie möglich – die Gelegenheit zur Stellungnahme. Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt dabei die Unschuldsvermutung.

Was passiert, nachdem ich die Meldung abgegeben habe?

Wir werden Ihnen den Eingang Ihrer Meldung innerhalb von 7 Tagen bestätigen. Nach Abschluss der Untersuchungen werden wir Sie hierüber und die abschließende Entscheidung informieren.

Sämtliche personenbezogenen Daten werden abhängig von dem Ergebnis der Untersuchung gelöscht. Wurde der Vorwurf widerlegt, erfolgt die Löschung unverzüglich. Sollten sich die Vorwürfe bestätigen werden die Daten – abhängig von dem Risiko – nach 2 oder nach 6 Jahren gelöscht.